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Checkliste: Vorbereitungen
Viele Revolver-Anwender beginnen mit einer leeren Datenbank, das System wächst dann über Monate und Jahre. Es gibt jedoch einige wenige Punkte, die Sie erledigt haben sollten, bevor Sie anfangen, Revolver im produktiven Betrieb einzusetzen.
Klicken Sie auf die einzelnen Überschriften, um Details anzuzeigen
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Benutzer eintragen
Warum? Nur wer als Benutzer eingetragen ist, kann mit dem System arbeiten.
Wann? Bevor weitere Mitarbeiter mit dem System arbeiten sollen.
Wie? In den Einstellungen finden Sie unter "Administration" den Punkt "Benutzer". Klicken Sie auf "Neuer Benutzer". Ein Assistent fragt alle notwendigen Angaben ab.
Vergeben Sie für jeden Benutzer auch ein Passwort, sonst ist kein Zugriff über das Netzwerk möglich. Verwenden Sie ausreichend komplizierte Passworte.
Handbuch-Kapitel D 3.2 | Online-Hilfe-Kapitel 4.3.2
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Kostensätze der Mitarbeiter einpflegen
Warum? Um ein realistisches Bild davon zu erhalten, welche Kosten ein Projekt verursacht hat, muss Revolver wissen, was jeder Mitarbeiter pro Stunde tatsächlich kostet.
Wann? Bevor Sie mit der Zeiterfassung starten.
Wie? Den "kalkulatorischen Stundenlohn" tragen Sie so ein: Gehen Sie in der linken Navigations-Leiste auf "Weitere > Mitarbeiter". Legen Sie hier mit dem Symbol "Neu" für jeden Benutzer auch einen Mitarbeiter an und füllen Sie auf dem Karteireiter "Steuern/Finanzen" das Feld "kalk. Stundenlohn" ein.
Der Wert ermittelt sich aus dem Brutto-Stundenlohn, den Lohn-Nebenkosten und einer Umlage der Allgemeinkosten. Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerberater kann Ihnen den Wert pro Mitarbeiter nennen. Sie können behelfsweise auch mit einem Multiplikator arbeiten, z.B. Stundenlohn mal zwei.
Handbuch-Kapitel C 11 | Online-Hilfe-Kapitel 3.11
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Nummernkreise einstellen
Warum? Eine Wechsel der Nummerkreis-Systematik im laufenden Jahr ist unschön und im Falle der Rechnungsnummern auch problematisch.
Wann? Bevor Sie anfangen, Projekte anzulegen oder Rechnungen zu schreiben.
Wie? Besprechen Sie mit der Buchhaltung und den Projekt-Verantwortlichen, wie die Nummernkreise aussehen sollen. In den Einstellungen finden Sie unter "Allgemein" den Punkt "Nummernkreise". Sie können die Nummernkreise natürlich auch im voreingestellten Zustand belassen.
Handbuch-Kapitel D 2.5 | Online-Hilfe-Kapitel 4.2.5
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Die wichtigsten Artikel und Leistungen anlegen
Warum? Für der Zeit- und Material-Erfassung werden Leistungen bzw. Artikel benötigt, um die Formulare ausfüllen zu können.
Wann? Bevor Sie mit der Zeiterfassung starten.
Wie? Gehen Sie in den Bereich "Artikel & Leistungen" und legen Sie dort die wichtigsten Daten an. Diese können natürlich später ergänzt werden.
Handbuch-Kapitel C 3 | Online-Hilfe-Kapitel 3.3
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Druckformular "Briefpapier" anpassen
Warum? Alle Druckformulare in Revolver sind fertig und sofort einsetzbar. Allerdings müssen Sie das "Briefpapier" noch mit Ihren Angaben (z.B. Anschrift, Telefon-Nummern) und ggf. mit Ihrem Logo versehen.
Wann? Bevor Sie anfangen, Briefe, Angebote oder Rechnungen zu schreiben. Verbesserungen in der Gestaltung können Sie auch noch später anbringen.
Wie? Wechseln Sie in den Design-Modus und klicken Sie auf "Druckformulare". Ganz links finden Sie das "Briefpapier". Mit einem Doppelklick öffnen Sie es und können es nun bearbeiten.
Handbuch-Kapitel E 4.2 | Online-Hilfe-Kapitel 5.4.2
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Start-Datum festlegen
Warum? Es hat sich bewährt, einen klaren Schnitt zu machen: Ab Datum X werden alle neuen Projekte (einschließlich Zeiterfassung) in Revolver angelegt. Alles, was vorher angelegt wurde, bleibt im alten System. Dadurch vermeiden Sie Unklarheiten.
Wann? Am besten setzen Sie sich gleich zu Anfang ein Start-Datum als Ziel.
Wie? Rechnen Sie zwei bis vier Wochen Vorlaufzeit ein.
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